Novinky

Soutěž o nejlepší bakalářskou a diplomovou práci

Reference

140.jpg
143.jpeg
138.jpg
141.jpg

Verzování a zamykání

Informace mají cenu zlata a obzvláště to platí ve firemním prostředí. Správná informace ve správný čas může být zásadní konkureční výhodou. S příchodem moderních technologií se otevřely dveře pro nové uchovávání a sdílení dokumentů nejen v papírové podobě.

Document Management Systém přináší další pokrok související s verzováním dokumentů. Pokud se vám někdy podařilo přepsat aktuální soubor starší verzí, pak s DMS máte jistotu, že se to nebude opakovat. DMS totiž zajistí, aby nikdo nemusel spojovat několik upravených dokumentu do původního. Nikdy si tak nepřepíšete schválenou verzi její novou pracovní kopií.

Při práci s dokumentem je třeba si vyžádat editaci. . Prostřednictví té Document Management System zajistí, že nikdo nemůže pracovat se stejným textem, který je nyní někým jiným opravován. Tato výhoda se odráží v šetření času, kdy na jednom dokumentu může zároveň pracovat více lidí, aniž by byly omezeni přístupem. Jakákoliv změna se totiž ukládá do samostatné verze (0.1, 0.2, 0.3, ...). K předchozím verzím je možné se vracet a porovnávat je mezi sebou. Teprve po schválení dokumentu je dokument publikován (verze 1.0, 2.0, 3.0, ...) a dostupný všem, kdo k němu mají právo přistupovat.


Verzování

Funkce verzování dokumentu umožňuje v systému ukládat všechny změny provedené v daném dokumentu. Zároveň je kdykoliv možné se v budoucnosti k některé z předchozích variant vrátit. Dojde- li tedy k nechtěné změně či dokonce smazání dokumentu, je možné nahrát některou ze starších verzí, jež jsou evidovány datumem změny a také uživatelem, který danou změnu provedl.

Nové revize jsou vytvářeny automaticky pokaždé, když uživatel nahraje nový dokument nebo změní jméno dokumentu a změny uloží. Další způsob, kterým lze vytvořit novou verzi dokumentu je ten, že uživatel označí starší, již existující revizi dokumentu jako aktuální. Při každém vytvoření nové revize dokumentu kopie tohoto dokumentu automaticky přístupná v offline režimu. Při následném připojení se pak přepracovaný dokument automaticky do systému vloží a dokumenty budou synchronizovány.

Změny v dokumentu budou zaneseny až po jejich synchronizaci a budou zahrnovat veškeré úpravy, které uživatel v offline režimu na dokumentu provedl. Ačkoliv lze v offline režimu provádět změny na dokumentech, nelze provádět změny na ostatních verzích. V offline režimu tedy nelze označit dřívější revize jako aktuální, revize nelze ani mazat a ani otevírat.


Zamykání

S DMS je možné pracovat podobně jako s lokálními složkami ve Vašem počítači, kdy umožňuje nastavit uživatelská práva pro přístup k souborům a jejich editaci, nezávisle na nastavených právech pro spis. V případě editace souboru dochází k jeho automatickému zamknutí pro úpravy dalšími uživateli, takže se vám, podobně jako při verzování, nestane, že na jednom dokumentu bude v jednu chvíli pracovat někdo jiný a text přepisovat tzv. před očima.

Document Management System ukládá všechny verze dokumentů, které byly upraveny nebo nově vytvořeny. Pro podporu jedinečnosti změn souborů systém podporuje automatické i manuální uzamykání objektů (check-in, check-out). Defaultně je nastaven zámek a nelze dokumenty svévolně přepisovat anebo mazat aniž by nebylo vše evidováno a zaznamenáno v historii dokumentu.




Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace