Novinky

Efektivnější práce městských strážníků v Praze se systémem od CCA Group a.s.

Reference

140.jpg
143.jpeg
138.jpg
141.jpg

Přístupová práva a bezpečnost

Zabezpečení obsahu dokumentů

Zabezpečení dokumentů patří k nejdůležitějším součástem DMS systémů. Elektronické dokumenty jsou zabezpečeny daleko důkladněji, než můžeme zajistit u jejich papírové podoby. Papírový dokument se může ocitnout na nesprávném místě v nesprávnou dobu a může k němu do něj nahlédnout téměř kdokoli, kdo má fyzický přístup do kanceláře, k šanonu, do pořadače. A ani nezjistíte, že si dokument někdo přečetl. Čtení nezanechává žádné stopy.

Požadavky na zabezpečení by měly hrát hlavní roli při výběru konkrétního řešení. U elektronického dokumentu uloženého v DMS lze zjistit, kdo si jej četl a kdy. Samozřejmě pouze v případě, že daná osoba má právo si dokument číst anebo jej dokonce vidět. Nezabezpečené dokumenty a ukládání dat představují velké riziko jejich zneužití. 

Dále je velmi důležité zabezpečení neustále testovat a snažit se odhalovat a snižovat bezpečnostní rizika. Se zabezpečením úzce souvisí také problematika přístupových práv. 

 

Přístupová práva

Ke všem dokumentům v systému můžete nastavit specifická přístupová oprávnění. Na počátku definujete přidělování nebo zakazování přístupu k datům pro uživatele a určíte, co mají povoleno s těmito daty dělat. Tato oprávnění je možné nastavit na základě potřeb organizace a definovat je také pro jednotlivé typy dokumentů. Ke každému dokumentu pak můžete přiřadit uživatele nebo skupinu uživatelů, kteří mají právo dokument číst, editovat nebo dokonce mazat. Dokumenty je možné také zpřístupnit veřejnosti, ale pouze pokud firma má potřebu sdílet svá interní data- jako v případě zákazníků, dodavatelů apod..

Máte-li ve firmě normy kvality nebo směrnice pro práci s dokumenty, pak již máte systém oprávnění definován. Stačí jej převést do DMS a začít jej skutečně dodržovat.

 

Bezpečnost

Veškeré operace uživatelů v systému jsou dohledatelné. Systém automaticky provádí logování všech přístupů a změn, které uživatelé provádí. Z těchto záznamů lze získat i důležité statistiky a reporty. Lze dohledat úzká místa v celém procesu a včas přijmout opatření.

Document Management System umožňuje distribuci kritických informací svým uživatelům při současném zabezpečení tak, aby se ty samé informace nedostaly do nesprávných rukou a nebyly zneužity. Využití existujících bezpečnostních systémů odstraňuje potřebu přepracovávání nebo duplikovaní bezpečnosti. Definování rolí je rychlé a lehko nastavitelné, přičemž mohou být použiti uživatelé a skupiny existujícího bezpečnostního modelu (např. Active Directory).

 

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace