Evidence a správa smluv

Řešení evidence a správy smluv se zaměřuje na kompletní smluvní proces od vytvoření návrhu smlouvy a jeho připomínkování, přes bezpečné a dlouhodobé uložení, až po přístup ke smlouvám pouze pro oprávněné osoby a notifikační mechanismy.

Proč elektronickou evidenci a správu smluv?

Každá firma dnes uzavírá mnoho typů smluv. Tyto smlouvy jsou často různého druhu, od mnoha dodavatelů a obsahují i citlivé informace. V případě velkého množství těchto smluv není jednoduché získat ucelený přehled o všech smlouvách, jejich dodatcích a termínech. Využitím elektronického systému sjednotíte úložiště všech smluv, výrazně vylepšíte vyhledávání ve smlouvách a v neposlední řadě budete pravidelně upozorňováni na konce platnosti smlouvy.

Popis řešení

Základem řešení je kvalitně zpracovaný mechanismus řízení přístupových práv a to zejména v těchto úrovních:

• Přístup podle typu obsahu/typu dokumentu
• Přístup podle zvolené hierarchie/organizační struktury
• Přístup na daný dokument - vyjmenované osoby nebo skupiny oso

V případě potřeby je možné řešit bezpečnost práce s dokumenty jako je např. omezení kopírování, omezení možnosti tisku, přístup pouze na omezenou dobu a další.

Vlastnosti

• Vytvoření návrhu smlouvy dle předem dané šablony
• Workflow připomínkovacího a schvalovacího procesu smluv
• Elektronizace (skenování) listinných smluv
• Vytěžování dat pomocí OCR a jejich validace vůči provozním databázím
• Bezpečné úložiště veškerých dokumentů
• Možnost interního schvalování smluv
• Detailní řízení přístupových práv
• Jednoduché a rychlé vyhledávání smluv včetně fulltextového vyhledávání
• Široké notifikační mechanismy – sledování platnosti smlouvy a další
• Jednoduchá instalace a konfigurace řešení

Technologie

Při implementaci řešení pro evidenci a správu smluv probíhá v první fázi analýza a následně na základě konkrétních požadavků, rozsahu a podmínek u zákazníka navrhneme konkrétní technologie, které budou s ohledem na danou situaci nejvhodnější. Při návrhu pracujeme pouze s ověřenými produkty, které mají ty nejlepší reference (Microsoft SharePoint 2010, Oracle WebCenter, Nintex atd.).

Přednosti

• Zajistíte používání aktuálně platných šablon pro nové smlouvy
• Zrychlíte a zefektivníte připomínkovací proces ke smlouvám
• Bezpečné uložení smluv, smlouvy se dostanou do rukou pouze oprávněným osobám
• Zrychlíte dohledání smluv
• Nezapomenete na žádné důležité termíny a vyhnete se tak případným sankcím
• Sjednotíte práci se smlouvami