Novinky

SOUTĚŽ O NEJLEPŠÍ BAKALÁŘSKOU A DIPLOMOVOU PRÁCI vyhlášená naší společností CCA Group za akademický rok 2017/2018 zná své výherce!
CCA Group zajišťuje službu "Pověřenec pro ochranu osobních údajů"
Letní Take Off 2018 v obci Doksy u Máchova jezera

Reference

140.jpg
143.jpeg
138.jpg
141.jpg

Článek Strašidlo elektronický spis

09.03.2012

Strašidlo elektronický spis

Ing. Jiří Laciga, CSc a kolektiv, CCA Group a.s.

Úvod
Navazuji tímto textem na článek pana JUDr. Jaromíra Jirsy z čísla 1/2012 tohoto časopisu. Účastním se zavádění systémů v resortu spravedlnosti, které firma CCA Group vyvíjí již od roku 1995, kdy zvítězila ve výběrovém řízení na dodávku systému ISAS pro okresní soudy. Z článku pana dr. Jirsy bych zaměřil pozornost na konstatování, že „Ministerstvo spravedlnosti poněkud ustrnulo v představách o dalším směřování elektronické justice a že „chybí chuť pouštět se do dalších projektů v oblasti e-justice". Pokusím se soudcovskému stavu vysvětlit okolnosti tohoto vcelku oprávněného dojmu. Jsem si plně vědom, že IT je pro ostatní občany svět, kterému se raději vyhýbají pro jeho specifický jazyk i chování IT specialistů. V článku se proto omezím jen na všeobecně známé termíny a odkazy na běžné zkušenosti.

Historie využití počítačů a nová éra
Nebudu zacházet do prvobytně pospolného období výpočetní techniky, ale začnu tím, co si pracovníci soudů pamatují. Rozmach užití počítačů nastal s příchodem PC a Windows zhruba v roce 1993. V roce 1995 jsme zahájili vývoj ISASu, který byl koncipován jako přímá elektronizace rejstříků a pouze rejstříků. Následovaly další aplikace, avšak v zásadě všechny byly evidenčního charakteru. Různými systémy bylo 200 organizací resortu osazeno od roku 1995 do roku 2010, kdy byl ISAS nasazen na poslední soud a ISYZ na poslední státní zastupitelství. Je nutno konstatovat, že za 15 let bylo vykonáno velké dílo. Resort spravedlnosti v zásadě drží krok se světovým vývojem, který bych velmi zjednodušeně charakterizoval tak, že devadesátá léta byla zasvěcena tzv. evidenčním systémům, první dekáda byla zasvěcena internetu a komunikaci a nyní nastupuje dekáda dokumentů a mobilních zařízení. V celém světě se tedy odehrává poměrně zásadní přeměna v informačních technologiích. Denně jsme překvapováni zprávami, co lze o nás zjistit, neboť nové technologie umí proniknout do různých datových struktur. To dříve nebylo.

Elektronický dokument = nová kvalita
Zde je důležité říci, že obecně data členíme na strukturovaná a nestrukturovaná. Strukturovaná data se zapisují do políček, která mají nadpis, a tudíž předem víme, jaká data v políčku očekávat (v políčku Jméno bude jméno, v políčku Příjmení bude příjmení). Až do nedávna se vlastně na celém světě uměla (kromě specializovaných a drahých systémů) běžně zpracovávat pouze strukturovaná data, což jsou vlastně všechny evidenční systémy v justici.

Naproti tomu v nestrukturovaných datech nevíme, co máme očekávat, tj. musíme provést dodatečnou analýzu dokumentu s určitou inteligencí (rozuměj: musíme jej přečíst, abychom nalezli Jméno a Příjmení). Takovým nestrukturovaným datovým souborem může být obrázek v jpg/pdf, video, zvuková nahrávka, chemický vzorec, atp. Tato základní vlastnost nestrukturovaných dat má dalekosáhlý význam pro výrobu systémů, které s těmito daty pracují.

Avšak elektronické dokumenty, z nichž se skládá elektronický spis, jsou data nestrukturovaná (a připomeňme z článku JUDr. Jirsy, že předpokládá vkládat do elektronického spisu i nahrávky). Na zpracování nestrukturovaných dat jsou k dispozici systémy až v posledních několika letech a jsou o několik řádů dražší a náročnější na hardware a komunikaci. K tomu navíc přistupuje požadavek komunikace s veřejností, který původně do vývoje zahrnut nebyl a v podstatě se dodatečně „přilepuje" k evidenčním systémům (s výjimkou Insolvenčního rejstříku a El. platebního rozkazu.

Co je tím strašidlem?
Každý, kdo používá e-mail, jistě obdržel nebo poslal elektronický dokument. Prakticky všechny dokumenty, se kterými nyní justice pracuje, vznikly elektronicky. Přesto velká většina dokumentů, které dojdou do justice elektronicky nebo jsou důležité a hodné uložení pro budoucnost nebo je potřebujeme číst a opravovat, vytiskneme na papír.

Pro pořádek si řekněme hlavní výhody elektronického dokumentu, které listinná podoba dokumentu postrádá, a díky nimž se tak rozmohlo užívání elektronických dokumentů v běžném životě:

1. Rychlost přenosu.
2. Souběžný, resp. vzhledem k rychlosti přenosu téměř souběžný přístup více lidmi najednou.
3. Snadné a levné kopírování, ukládání a editace.
4. Možnost vyhledávání a třídění dokumentů různými softwarovými prostředky podle obsahu.
Tím se však také stalo, že množství el. dokumentů roste závratným tempem a musely být i pro pořádek v digitálních dokumentech vyvinuty speciální systémy - dokumentová úložiště, tzv. Document Management Systémy (DMS), které postupně přecházejí na modernější Content Management Systémy. Ty nám dokáží skvěle pomoci s veškerou prací a orientací v záplavě dokumentů. A v čem je tedy vlastně problém, proč stále papírujeme?

Nevěříme si!
V okamžiku, kdy si navzájem nevěříme, resp. nejsme si jisti, že si budeme věřit i v budoucnu, potřebujeme důvěryhodný dokument, u něhož nebude možné zpochybnit jeho věrohodnost původu a neporušenost obsahu v čase a to dlouhodobě (soudní spis se archivuje několik generací), tiskneme na papír. Elektronickým metodám podepisování, ověřování a ukládání zatím moc nedůvěřujeme, pokud je vůbec umíme realizovat a pokud je vůbec bereme na vědomí.

Chybí přesné definice a terminologie
Např. co vše se může považovat za el. dokument (wordovský dokument, Excel, video, obrázek, ....?) a nebo co je el. spis. To je zásadní v okamžiku, kdy se stanovuje, jaké druhy souborů musí podatelna přijmout a jaké již nemusí. Elektronickým dokumentem může být v podstatě libovolný typ souboru. Co se ale bude např. dít, když někdo přinese dokument na 3,5" disketě z roku 1992 vytvořený ve WordStaru, který si asi ani většina z nás už nepamatuje? Co když nějaký Apple nebo Adobe vytvoří nový formát? Musí si úřad resp. firma koupit software, aby jej přečetli?

Máme potřebu pracovat s dokumenty staletými návyky, práce s tužkou je pro mnoho lidí podstatně příjemnější než s klávesnicí.
Pro práci s el. dokumenty potřebujeme nějaká zařízení, která se od papíru zatím dosti nápadně odlišují téměř všemi parametry. Můžeme se však dočkat elektronického papíru, neboť investice do výzkumu tímto směrem jsou údajně značné.

Pro vpisování poznámek a změn obsahu musíme zatím stále v převážné míře použít prostředníka - klávesnici, která je pro část zejména té starší populace stále ještě tak horká, že se jí ani nedotknou. Prostě tužka je tužka.

Ukládání el. dokumentů je jaksi nehmatatelné - virtuální, my vlastně většinou ani nevíme, kde dokument leží, kdo k němu má přístup, kdo jej kdy četl, atd.

Vymlouváme se na bezpečnost
Na tuto námitku všichni bezpečnostní experti sice odpovědí, že zabezpečení systémů se dá udělat řádově spolehlivější a kontrolovanější, než fyzické uložení. Také řeknou, že naprostá převaha úniků informací a zničení systémů je způsobena lidským faktorem a nikoli technickým. Ale stejně, pokud si sami tím opravdovým klíčem fyzicky neotočíme, tak kdoví, jak to je.

Závěr: Máme dva klíčové úkoly:
Přemluvit zatvrzelé odpůrce elektronizace a nebát se přechodu na výlučně elektronický spis (viz zmíněný článek JUDr. Jirsy)
Najít finanční zdroje
Zbytek už umíme udělat.

Řešení v resortu justice
Každopádně je jisté, že lavinu el. dokumentů docházejících do justice nezastavíme. Zákon o Datových schránkách tuto lavinu ještě zesílil.
Princip řešení v justici spočívá v tom, že pro všechny soudy se buduje jedno centrální dokumentové úložiště s vnitřní plnou ochranou před neoprávněnými přístupy. V rámci tohoto úložiště má každý soud k dispozici svůj vlastní dostatečný prostor pro vlastní dokumenty, kde nad nimi má plnou kontrolu. Nad tímto úložištěm budou pracovat jednotlivé rejstříkové systémy a případně bude možný i přímý přístup, doplňování a nahlížení pro oprávněné strany. K takovému úložišti se cílově může - zejména v trestním řízení - připojit státní zastupitelství a policie, čímž se výrazně zrychlí „běh práva".

Jaké kroky ve směru elektronického spisu se již v justici realizují
1. Užití DMS pod Datové schránky
Protože Informační systém datových schránek dokumenty uchovává jen 90 dní, bylo nutné pořídit vlastní DMS pro celý resort justice.
2. Užití DMS pod Centrální elektronický platební rozkaz
V současné době se na pěti pilotních soudech ověřuje nový Centrální elektronický platební rozkaz (CEPR). Tato agenda byla zvolena proto, že první podání vždy přichází elektronickou cestou, procesní úkony jsou automatizovatelné a to včetně odesílání. Z dvouměsíční práce jsou již zřejmé velmi značné úspory práce. Zjednodušení práce je zřejmé z přehledů úkonů v následující tabulce. Většina úkonů je automatická a zbylé tři spouští řešitel.

Závěr: nejdůležitější otázka a riziko - postoj uživatelů
Paradoxně je to státní správa – orgány veřejné moci, které jsou tahounem a elektronizují dokumentové agendy nejrychleji. Jednak jsou pod veřejným tlakem vedeny k přesné a rychlé vnitřní organizaci toku dokumentů a jednak jsou jim pro komunikaci zákonem nařízeny Datové schránky. Ze statistik datových schránek plyne, že se týdně posílá zhruba 800 tis. zpráv, v nichž je nejméně jeden dokument. Jejich počet, stejně jako počet zřízených schránek trvale roste. Ze světového pohledu to vypadá, že díky zcela ojediněle povinným datovým schránkám je ČR přinejmenším na evropské, ne-li světové špičce pelotonu. Neklamným příznakem fungujícího systému je skutečnost, že o něm téměř není slyšet v médiích. Pozitivní zprávy jak známo pro média nejsou moc zajímavé.

Technické překážky se pravděpodobně velmi brzy vyřeší. Již dnes uvažuje rezort spravedlnosti, že přidělí soudcům tablety tak, aby si mohli stahovat a studovat el. spisy kdykoli a kdekoli. Nejtěžší překážkou bude, ostatně jako vždy, lidský postoj k věci. Za celou dvacetiletou dobu mého podnikání v oblasti tvorby aplikací jsem si několikrát myslel, že nové technologie a možnosti software jsou tak úžasné, že není možné jim nepropadnout a stal se pravý opak, propadly spíše ty aplikace. A naopak, některé věci, které mi připadly spíše jako hračky, se staly neuvěřitelně rychle běžnou součástí života. Proto se nyní neodvažuji odhadnout, jak to s dokumenty dopadne, ale spíše se přikláním k názoru, že se asi většina z nás samovolně naučí v té lavině plavat, než aby se dívali zpovzdálí a sveřepě zůstali u papírů. Přesto je zde zjevné riziko, že významná část soudců novou technologii nepřijme. Z této obavy může také pramenit ono ustrnutí. Byl proto zvolen opatrný postup po menších krocích.

Neposlední překážkou pokroku jsou finanční zdroje. Bylo by vhodné již teď o ně usilovat. Takže si přejme, aby vedení Ministerstva v tomto činilo kroky a napomohlo tak ke splnění přání, které formuloval JUDr. Jaromír Jirsa, tj. „aby elektronika pomáhala účastníkům dosáhnout práva rychleji a soudcům ulevila od správních úkonů (ne naopak)".

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace